מערכת אחת סביב העסק שלך

הרקע והאתגר

מפיקי אירועים מכירים את האתגר מקרוב: ימים ולילות של טלפונים, הודעות וואטסאפ מפוזרות, שינויים של הרגע האחרון ברשימות המוזמנים, וטבלאות אקסל מורכבות של סידורי ישיבה שנוטות להשתבש ברגע האמת.

הלקוח, מפיק אירועים מוביל, הגיע אליי כשהוא משקיע עשרות שעות עבודה ידניות בכל אירוע רק על ניהול אישורי ההגעה והושבת האורחים – זמן יקר שבא על חשבון סגירת לקוחות חדשים וניהול בפועל של האירוע עצמו.

הפתרון הטכנולוגי

בנינו עבורו מערכת מותאמת אישית שמרכזת ומסנכרנת את כל האופרציה הזו תחת קורת גג אחת:

• אוטומציה מלאה לאישורי הגעה: שליחת הודעות חכמות ומעקב אוטומטי אחר תגובות המוזמנים בזמן אמת.
• ממשק סידורי ישיבה דינמי: לוח בקרה ויזואלי המאפשר גרירה והושבה של אורחים על בסיס נתונים מעודכנים, עם אפשרות לעדכונים בלייב גם במהלך האירוע עצמו.
• סנכרון מלא ללקוח הקצה: שקיפות מלאה מול בעלי השמחה או החברה המארחת, שיכלו לראות את תמונת המצב באופן עצמאי.

התוצאה והמהפך בעסק

המערכת חוללה מהפך קיצוני במודל העבודה של העסק:

• חיסכון של כ-80% בזמן העבודה הטכני והאדמיניסטרטיבי על כל אירוע.
• מניעת טעויות אנוש בסידורי הישיבה ובניהול המנות, מה שחסך עלויות מול האולמות והקייטרינג.
• שדרוג חוויית הלקוח: המפיק מציע כעת רמת שירות ודיוק שנותנים לו יתרון תחרותי משמעותי בשוק.